必要費ガイドライン（2022年4月施行予定）
第1章 総則
第1条【総則】
この必要費は、各部の「活動に最低限必要と判断される項目に対して予算措置を講じる」ことを目的としており、この「活動に最低限必要と判断できるか否か」が問題となる。そのため、この必要費ガイドラインは、必要費における会計局の判断基準を示し、各部会計担当者への予測可能性の担保と会計業務の透明化を目指すために定めるものである。
第2条【会計アンケート・会計面談】
必要費は、会計局から提示された形式で行われる会計アンケートの記入に基づいて算出される。
２ 会計局は、各部会計担当者との面談を通じて、そのアンケートの内容の把握に努めなければならない。
３ 会計局は、このガイドラインの周知と、それに基づく判断結果を公表するよう努めなければならない。
第３条【支給額計算方式】
支給額は、各部の会計アンケートにおける記載額の単純加算によって計算される。支給額の決定は以下の計算式に基づく。
第４条【他大生についての取扱い】
東京大学運動会に所属しない他大生については、運動会費を主な収入源として支払われる必要費の性質に鑑み、必要費の支援の対象とはしない。また、部員全員の存在があってこそ部が成立することから、この他大生にはマネージャー・プレーヤー等の区別を行わない。
２ 他大生を部員に含む部についての計算式は以下の式に従う。
第2章 連盟登録費
第5条【連盟登録費】
各部会計担当者は、連盟登録費として目標大会に関わる全ての連盟登録費を申請することができる。
第3章 大会参加費
第6条【大会個数】
大会参加費として、会計アンケートに記入できる大会個数は、公平性を担保するため、4個を限度とする。
２ ２種目以上ある場合に、それぞれの大会名が同じであれば、合計して申請することができる。
３ 予選等連続する大会は１つとみなす。
４ 部門が分かれている場合は、各々について算出する。
５ 各部の大会選択の自由を保障するため、大会は部内の重要度に関わらず、金額の大きいものから申請できるものとする。
第7条【大会参加費に含むことができない項目】
大会中にかかる食費・交通費・懇親会費・輸送費は大会参加費に含むことはできない。
２ 食費・交通費等は各部会計担当者に除外することを事前に求める。
３ 除外することができない場合は、食費は検見川合宿所の食事費を援用し、交通費は本郷から合宿所最寄り駅までの往復運賃で計算を行う。
第8条【七大戦について】
大会参加費に七大戦を記載することは妨げられない。
第4章 部の共有備品・輸送費
第9条【外部コーチ】
部の共有備品・輸送費に外部コーチ指導料等は基本的に含めることができない。
第10条【発送費・通信費】
発送先を問わず、発送費・通信費は含むことができる。ただし、必要と認められないものはこの限りではない。
第11条【新歓関連費】
新歓関連費は、運動会員直接への支援と言えない場合もあり、また、捕捉が極めて難しい側面を有するため、除外する。
第5章 外部練習場代
第12条【外部練習場代】
外部練習場の使用に関する費用は必要費に計上することができる。
第13条【寮】
住居として利用している寮についての予算措置は、通常の住居を有する運動部員との不公平を生じさせてしまうため、行わない。
２ 住居として利用しない合宿所は、前項の規定に該当しない。
第6章 医薬品・保険代
第14条【栄養補給剤等】
計上できる医薬品は薬機法（医薬品、医療機器等の品質、有効性及び安全性の確保等に関する法律）の定めにより医薬品・医薬部外品とされているものに限る。
第7章 練習場の維持管理のための費用
第15条【部室】
部室の維持管理にかかる費用もこれに含めることができる。
第8章 合宿費
第16条【合宿に関わる食費・交通費】
合宿中にかかる食費・交通費は審査対象としない。
２ 食費・交通費は各部会計担当者に除外することを事前に求める。
３ 除外することができない場合は、食費は検見川合宿所の食事費を援用し、交通費は本郷から合宿所最寄り駅までの往復運賃で計算を行う。
第17条【遠征】
大会を含む遠征は、大会参加費と二重計上となってしまうため、合宿費には認めない。
第18条【新歓合宿】
第11条の規定に基づき、新歓合宿は会計面談において、内容・形式から新歓行事と判断できるか否かで必要費と含めることができるかを判断することとする。
第9章 その他
第19条【積立て】
部活運営に必須な積み立ては積み立てを用い領収書が発行された年の支給額にのみ反映する。領収書が確認されない限り審査対象とはしない。
第20条【スポーツ振興基金】
スポーツ振興基金を利用した活動も、各部の申請に基づき計上することができる。
第21条【振込手数料】
支払いの際の振込手数料は必要費の中に含むことができる。
附則
第１条
この規定は2019年度予算から執行する。
第2条
昨年から領収書の保管をお願いしていることが、まだ周知・浸透が十分ではないと考えられるため、2019年度予算は領収書がないものに対しても項目の記載を幅広く認めるものとする。
２ 2020年度予算からは、会計局から複数回各部会計担当者に、領収書の保管をお願いしていることから、領収書の発行・保管が極めて難しいものを除き、領収書のない申請は認めないものとする。
